Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có cách xử lý khi viết sai rất khác nhau. Bạn hãy xem chi tiết sau đây:

1. Hóa đơn giấy

Tóm tắt:

Chi tiết:

1.1 Hóa đơn chưa xé khỏi cuống

Theo Thông Tư 39  , điều 20, điểm 1:

“1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.”

Chúng ta tiến hành cụ thể từng bước như sau:

• Bước 1: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai
• Bước 2: Lập hóa đơn mới

1.2 Đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng

Theo Thông Tư 39  , điều 20, mục 1:

“1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.”

Chúng ta tiến hành cụ thể từng bước như sau:

• Bước 1: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và kẹp vào vị trí cũ
• Bước 2: Lập hóa đơn mới

1.3 Đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế

Theo Thông Tư 39  , điều 20, mục 2:

“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.“

Chúng ta tiến hành cụ thể từng bước như sau:

• Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn   (xem thêm: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn )
• Bước 2: Thu hồi lại các liên hóa đơn, gạch chéo và lưu giữ lại
• Bước 3: Lập hóa đơn mới thay thế

1.4 Đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế

Theo Thông Tư 39  , điều 20, mục 3:

“3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Chúng ta tiến hành cụ thể từng bước như sau:

• Bước 1: lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, trong đó ghi rõ sai sót, số hóa đơn sai sót ( tải về Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 39 )
• Bước 2: lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-), chỉ ghi số dương và ghi rõ chữ “tăng” hoặc “giảm”.
  Bạn vui lòng tham khảo thêm Ebook hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh có minh họa 
• Bước 3: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

1.5 Ngoại lệ: sai sót về tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế

Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC , điều 7, mục b

“Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

Theo đó khi có sai sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh

Minh họa cách viết hóa đơn điều chỉnh:

Bạn vui lòng tham khảo thêm Ebook hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh có minh họa 

Xem thêm: Xử lý hóa đơn giấy viết sai

2. Hóa đơn điện tử

Vào thời điểm này, do sự tồn tại song song của nghị định Nghị định 123/2020/NĐ-CP và nghị định 51/2010/NĐ-CP (hết hiệu lực vào 1/7/2022) nên có 2 cách xử lý hợp lệ cho hóa đơn điện tử viết sai.

2.1 Trước 1/7/2022

Tóm tắt:

Chi tiết:

2.1.1 HĐĐT đã lập và gửi cho khách, nhưng chưa bên nào kê khai

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC , điều 9, khoản 1:

“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.”

Chúng ta thực hiện như sau:

• Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn (Xem Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo TT 32)
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới với dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.”
• Bước 3: Lưu trữ lại hóa đơn đã hủy

2.1.2 HĐĐT Đã lập và gửi cho khách, một trong hai bên đã kê khai

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC , điều 9, khoản 2:

“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Chúng ta thực hiện như sau:

• Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ( Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn )
• Bước 2: Ký điện tử cả 2 bên lên biên bản
• Bước 3: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
• Bước 4: người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh

2.2 Sau 1/7/2022

Tóm tắt:

Chi tiết:

2.2.1 Chưa gửi người mua

Theo nghị định 123/2020/ND-CP, điều 19, khoản 1:

“1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.”

Chúng ta tiến hành từng bước như sau:

• Bước 1: Lập mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi cơ quan thuế  (Tải mẫu 04/SS-HDDT kèm nghị định 123 )
• Bước 2: Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế và người mua
• Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế

2.2.2 Đã gửi người mua

Trường hợp: sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế

Theo nghị định 123/2020/ND-CP, điều 19, khoản 2a

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Trường hợp: sai về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Theo nghị định 123/2020/ND-CP, điều 19, khoản 2b: trường hợp đã gửi cho người mua, chúng ta có thể chọn 1 trong 2 cách xử lý như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).