Mục lục
Viết sai hóa đơn là lỗi thường thấy nhất của kế toán. Hãy nắm vững cách xử lý để công việc của bạn nhẹ nhàng hơn.
1. Xác định bạn sai cái gì?
Đầu tiên là bạn phải hiểu rõ rõ bạn sai 1 lỗi, hay nhiều lỗi cùng lúc và căn cứ vào các hướng dẫn sau đây để giải quyết.
2. Cách xử lý với hóa đơn giấy
2.1 Bạn còn giữ đủ tất cả liên
Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng:
- bạn chưa xé khỏi cuốn,
- hoặc đã xé khỏi cuốn nhưng chưa đưa khách hàng
thì chỉ cần gạch chéo hóa đơn sai và kẹp đủ toàn bộ các liên hóa đơn trong cuốn để sau này giải trình với cơ quan thuế. Sau đó xuất lại hóa đơn mới với thông tin đúng.
Hóa đơn gạch chéo cần được khai báo trong Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong phần hóa đơn hủy.
2.2 Bạn đã đưa hóa đơn cho khách hàng, khách hàng chưa khai thuế
Bạn cần thuyết phục khách hàng giúp bạn thu hồi hóa đơn, để thu hồi hóa đơn cần các việc sau:
- Làm biên bản thu hồi hoá đơn
- xuất lại hoá đơn mới với thông tin đúng
2.3 Bạn đã đưa hóa đơn cho khách hàng và một trong hai bên đã khai thuế
Trường hợp này hóa đơn không thể thu hồi lại, bạn chỉ có thể điều chỉnh hóa đơn.
Để điều chỉnh hóa đơn, bạn cần làm các việc sau:
- Làm biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai lúc trước
2.4 Khách hàng chưa khai thuế nhưng không muốn giúp bạn thu hồi hóa đơn
Hiện nay kinh tế Việt Nam phát triển rất mạnh, không còn như những năm 90 khi quy mô các doanh nghiệp chỉ ở mức nhỏ, việc vận hành thủ công, giao dịch ít nữa.
Khi quy mô kinh doanh lớn hơn, rất nhiều doanh nghiệp dùng các hệ thống ERP hiện đại cùng các quy trình đòi hỏi sự phê duyệt, kiểm tra từ nhiều phòng ban hơn.
Việc một hóa đơn đã nhập vào hệ thống hoặc qua nhiều phòng ban phê duyệt, dù chưa khai thuế nhưng muốn thu hồi lại sẽ tốn nhiều thời gian và thủ tục của doanh nghiệp.
Chưa kể các doanh nghiệp lớn nhận hóa đơn với số lượng trên vài chục ngàn tờ mỗi tháng thì việc tìm lại một vài hóa đơn trong kho lưu trữ đúng là cơn ác mộng.
Vì vậy trên thực tế có rất nhiều khách hàng không đồng ý giúp bạn thu hồi hóa đơn đã viết sai. Và không có sự đồng ý của họ, họ không ký vào biên bản thu hồi hóa đơn và trả lại hóa đơn viết sai thì bạn cũng không thể tự ý thu hồi được.
==> Cách xử lý:
Nếu không thu hồi được hóa đơn sai thì bạn xử lý xuất hóa đơn điều chỉnh như trường hợp hóa đơn đã khai thuế như sau:
- Làm biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai lúc trước
2.5 Chú ý: Đừng tự ý gạch chéo hóa đơn
Trong mọi trường hợp, bạn không được phép tự ý gạch chéo hóa đơn viết sai khi chưa thu hồi đủ các liên.
Thực tế rất nhiều bạn kế toán mắc phải lỗi này, hãy ghi nhớ để tránh bị mất tiền phạt.
Căn cứ
Các hướng dẫn trên đây căn cứ điều 20, thông tư 39/2014/TT-BTC:
“Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập
Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
Thảo luận
Trên đây là hướng dẫn về cách xử lý các sai sót khi viết hóa đơn giấy. Bạn hãy chia sẻ câu hỏi nếu bạn chưa rõ hoặc chia sẻ thêm kinh nghiệm của bạn về việc sửa hóa đơn sai trong phần bình luận sau đây nhé!
