Hỏi:

Công ty tôi có thuê nhà của một cá nhân làm văn phòng phục vụ kinh doanh. Vậy doanh nghiệp tôi cần có những chứng từ gì để chi phí thuê văn phòng này được tính là chi phí hợp lệ khi tính thuế?

Trả lời:

Đây là chủ đề thường gặp đối với các doanh nghiệp. Bạn cần chú ý các vấn đề sau đây:

1. Cần chứng từ gì?

Trước hết chúng ta phải xác định số tiền thuê nhà trên hợp đồng

Trường hợp 1: Tổng giá trị hợp đồng > 100 triệu /năm

Văn bản hợp nhất 26/VBHN-BTC về thuế TNDN có quy định về tiền thuê tài sản của cá nhân như sau:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1.Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a)Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b)Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c)Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
…..
2.Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
…
2.5.Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

-Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

-Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

-Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Theo đó, để chi phí thuê nhà của cá nhân được khấu trừ thì chi phí này phải thỏa mãn đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
• Có đủ hóa đơn chứng từ: trường hợp này là hợp đồng thuê tài sản ghi rõ doanh nghiệp nộp thuế thay cá nhân, chứng từ trả tiền thuê, chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân
• Nếu chi phí thuê > 20 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Trường hợp 2: Tổng giá trị hợp đồng < 100 triệu /năm

Theo thông tư 92/2015/TT-BTC thì cá nhân cho thuê nhà sẽ không cần nộp thuế.

Điều 3. Phương pháp tính thuế đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh
1.Nguyên tắc áp dụng
…
b)Đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân là tổng doanh thu từ kinh doanh trong năm dương lịch.

Trong trường hợp này, do cá nhân không có nộp thuế nên ta căn cứ vào điều 6, mục 2, khoản 2.4 văn bản hợp nhất 26/VBHN-BTC để tiến hành lập bảng kê mẫu số 01

2.4.Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
….
-Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Tóm lại, với trường hợp giá trị hợp đồng < 100 triệu/năm thì bạn phải đảm bảo:

• khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
• có đủ hóa đơn chứng từ: chứng từ nộp thuế môn bài (nếu hợp đồng ghi rõ thuế môn bài công ty chịu) và bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào như hướng dẫn trên.
• nếu chi phí thuê > 20 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Tải bảng kê 01/TNDN kèm thông tư 78/2014 tại đây

Cá nhân cho thuê tài sản có phải mua hóa đơn của cục thuế để giao cho công ty?

Kể từ ngày 6/8/2015 khi thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực thì việc cá nhân mua hóa đơn từ cục thuế để giao cho công ty đã bị bãi bỏ. Hiện nay chứng từ đối với tiền thuê nhà từ cá nhân chỉ có các chứng từ như trên.
Bạn có thể tham khảo thêm công văn trả lời 3830/CT-TTHT của cục thuế TP.HCM về vấn đề này.

2. Thủ tục nộp thuế như thế nào?

Hình thức kê khai:

• Cá nhân cho thuê nhà trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế
• Cá nhân lựa chọn khai thuế theo kỳ thanh toán hoặc khai thuế một lần theo năm.
• Cá nhân khai thuế theo từng hợp đồng hoặc khai thuế cho nhiều hợp đồng trên một tờ khai nếu nhà cho thuê tại địa bàn có cùng cơ quan thuế quản lý.

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ khai thuế

Hồ sơ khai thuế gồm:

• Tờ khai theo mẫu số 01/TTS.
• Phụ lục theo mẫu số 01-1/BK-TTS (nếu là lần khai thuế đầu tiên của Hợp đồng hoặc Phụ lục hợp đồng);
• Bản sao hợp đồng thuê nhà, phụ lục hợp đồng;
• Bản chụp Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật (trường hợp ủy quyền cho đại diện hợp pháp thực hiện thủ tục khai, nộp thuế).

Bước 2. Nộp hồ sơ khai thuế

• Nộp hồ sơ khai thuế là chi cục thuế nơi căn nhà bạn đang thuê. Chú ý: không phải chi cục/cục thuế quản lý công ty bạn, mà là chi cục thuế nơi bạn thuê nhà nhé.
• Thời hạn nộp hồ sơ:

• Nếu khai thuế theo kỳ hạn thanh toán thì thời hạn chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo quý bắt đầu thời hạn cho thuê.
• Nếu khai thuế một lần theo năm chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 31/3).

Bước 3. Nộp thuế

Thời hạn nộp thuế: là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.

3. Mức nộp thuế của cá nhân cho thuê nhà là bao nhiêu?

Nếu tổng giá trị hợp đồng < 100 triệu /năm

Chỉ cần nộp thuế môn bài 1 triệu đồng, theo bảng dưới đây

Nếu tổng giá trị hợp đồng > 100 triệu /năm

Tổng tiền nộp = ( Số tiền trên hợp đồng x 10% ) + Lệ phí môn bài

Trong đó :

• Thuế GTGT 5% + Thuế TNCN 5% = 10%
• mức lệ phí môn bài theo nghị định 139/2016/NĐ-CP như sau:

Lời kết

Hiện tại công ty bạn có gặp vấn đề gì khó khăn về chi phí thuê nhà của cá nhân mà bài viết này chưa đề cập không? hãy bình luận vào phần comment dưới đây nhé!