Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?

Phạm vi bài viết này chỉ nói về việc lập hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022 theo hướng dẫn tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và thông tư 68/2019/TT-BTC

1. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?

Theo Thông Tư 68/2019/TT-BTC , điều 3, điểm e thì:

“e) Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Theo Thông Tư 68/2019/TT-BTC , điều 4:

“Điều 4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được xác định theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 7 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.”

Theo Điều 7 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP:

“Điều 7. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”

==>  Kết luận: Ngày hóa đơn và ngày ký điện tử phải giống nhau

2. Nếu sai thì sửa làm sao?

Trước ngày 1/7/2022 theo quy định tại Thông Tư 68/2019/TT-BTC , nếu bạn sai ngày hóa đơn thì không có hướng dẫn để sửa

3. Mức phạt xuất hóa đơn không đúng thời điểm?

Căn cứ theo Thông tư 10 /2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và “Điều 11. Về Hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ thì:

“Điều 11. Hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập hoá đơn không đúng thời điểm.

a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hoá đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Ví dụ: Công ty C giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2014 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty C), nhưng đến ngày 03/3/2014 Công ty C mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hoá đơn như trên là không đúng thời điểm nhưng Công ty C đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2014 nên Công ty C bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hoá đơn không đúng thời điểm theo quy định.“

Theo quy định trên, với hành vi bán hàng ngày 1 mà hóa đơn xuất ngày 2 trong cùng tháng là mức phạt tối thiểu là 4 triệu.”

3. Ngày hóa đơn và ngày ký khác nhau có hợp lệ để bên mua khấu trừ thuế?

Theo Điều 15, văn bản hợp nhất 14/VBHN/2018

Điều 15.28 Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

Điều 14, văn bản hợp nhất 14/VBHN/2018

15. Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:
– Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);
– Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;
– Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này);
– Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);
– Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.

Theo công văn 2104/TCT-KK của Tổng Cục Thuế trả lời Cục Thuế Hà Nội về trường hợp hóa đơn lập sai thời điểm:

“Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Ban quản lý dự án Xây dựng phòng thí nghiệm Dioxin mua hàng hóa từ các nhà cung cấp (trang thiết bị, vật tư sử dụng để nghiên cứu). Tuy nhiên, do nguyên nhân khách quan làm chậm thanh toán tiền hàng dẫn đến nhà cung cấp không xuất hóa đơn GTGT khi giao hàng/thanh lý hợp đồng thì Ban quản lý được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định. Các đơn vị cung cấp hàng hóa cho Ban quản lý dự án bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn.”

4. Kết luận

Hóa đơn điện tử có ngày hóa đơn và ngày ký khác nhau thì:

• Bên bán: bị phạt hành chính với mức phạt 4.000.000 – 8.000.000
• Bên mua: vẫn được khấu trừ nếu thỏa mãn các yêu cầu khác theo quy định