Mục lục
Có rất nhiều bạn mới bắt tay làm quen với kế toán thường lúng túng trước câu hỏi “giao dịch như này định khoản như nào?” và khá lúng túng khi xử lý các nghiệp vụ kế toán mới.
Bạn hoàn toàn có thể tự tìm cho mình câu trả lời nếu nắm vững các nguyên lý kế toán. Các nguyên lý này giống như móng của ngôi nhà, nó có chắc thì mình mới có thể xây một ngôi nhà chắc chắn lên bên trên được.
1. Nguyên lý phân biệt về thực thể doanh nghiệp/ Separate Business Entity Concept
Trong kế toán, chúng ta phân biệt rạch ròi giữa công ty và chủ sở hữu của công ty.
Tất cả sổ sách kế toán thể hiện góc nhìn từ công ty, hơn là góc nhìn từ cá nhân người chủ doanh nghiệp.
Chủ sở hữu cũng được coi là chủ nợ, trong trường hợp anh ta đưa thêm vốn vào công ty ngoài số “vốn điều lệ” đã đăng ký chính thức.
Ví dụ:
Sau khi góp đủ vốn điều lệ, chủ sở hữu chuyển thêm 1.000$ vào công ty, số tiền này sẽ được ghi nhận là một khoản nợ của công ty với người chủ trong sổ sách của công ty.
Tương tự như vậy, nếu người chủ một cửa hàng lấy đi 200$ từ két tiền mặt của của hàng cho mục đích cá nhân, thì sẽ được ghi nhận là một khoản “phải thu” hoặc một khoản “cho mượn”. Tài khoản tiền của công ty sẽ giảm, cho dù đối với người chủ sở hữu, tiền của công ty hay tiền của cá nhân anh ta cũng không có gì khác biệt.
2. Nguyên lý về thước đo tiền tệ/ Money Measurement Concept
Trong kế toán, chỉ những giao dịch có thể đo đạc và thể hiện bằng tiền tệ mới được ghi nhận. Những sự kiện hay sự việc không thể đo bằng tiền sẽ không được ghi nhận trong sổ sách kế toán.
Ví dụ: Công ty đạt được chứng chỉ ISO là một sự kiện, nhưng sự kiện này không thể nào đo đạc bằng tiền tệ, nên sẽ không được ghi chép trong sổ kế toán. Nhưng ngược lại, các chi phí liên quan đến việc đạt được chứng chỉ ISO này sẽ được ghi nhận vào sổ kế toán.
3. Nguyên lý ảnh hưởng kép/ Dual Aspect Concept
Kế toán tài chính ghi nhận tất cả các giao dịch và sự kiện liên quan đến tài chính. Để mỗi giao dịch được ghi nhận, nó yêu cầu 2 khía cạnh của mỗi giao dịch phải được ghi nhận cùng 1 lúc.
Mỗi một giao dịch của doanh nghiệp đều có 2 ảnh hưởng cùng một lúc. Chúng ta phải phân tích 2 ảnh hưởng này để làm cơ sở cho việc ghi nhận giao dịch.
Ví dụ:
Một công ty mua lô hàng 5.000$, giao dịch này có 2 ảnh hưởng như sau:
- Hàng hóa của công ty tăng thêm với giá trị 5.000$
- Tiền của công ty giảm đi với giá trị 5.000$
Để ghi nhận 2 ảnh hưởng kép này, người ta dùng hệ thống “bút toán kép” để ghi nhận 2 ảnh hưởng kép của mỗi giao dịch cùng một lúc. Hệ thống bút toán kép này tuân theo một nguyên lý là tại bất kỳ một thời điểm nào, tổng “Vốn chủ sở hữu” + “Nợ phải trả” luôn bằng tổng tài sản sở hữu bởi công ty đó.
Nguyên lý này thể hiện trong phương trình sau:
Tài sản = Nợ Phải Trả + Vốn Chủ Sở Hữu
Phương trình trên người ta còn gọi là “Phương Trình Kế Toán”.
Thuật ngữ “Vốn Chủ sở hữu” đề cập đến nguồn lực tài chính cung cấp bởi chủ sở hữu cho doanh nghiệp.
Thuật ngữ “Nợ phải trả” đề cập nguồn lực tài chính được cung cấp bởi các bên thứ 3 như ngân hàng, nhà cung cấp, người cho vay, chủ trái phiếu,….
Tất cả nguồn lực tài chính này tạo nên các tài sản mà doanh nghiệp đang nắm giữ.
Vậy nên Tổng tài sản sẽ bằng tổng nguồn lực tài chính được cung cấp bởi chủ sở hữu và bên ngoài.
4. Nguyên lý giả định hoạt động liên tục/ Going Concern Concept
Kế toán đặt ra một giả định rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong thời gian dài trong tương lai.
Trừ khi có đủ bằng chứng đáng tin cậy rằng doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục hoạt động, doanh nghiệp luôn được coi sẽ liên tục hoạt động trong thời gian dài, ít nhất là trong tương lai gần.
Hay nói theo cách khác, doanh nghiệp không có ý định giải thể hoặc thanh lý đáng kể các tài sản của mình trong tương lai gần.
Nhờ vào giả định này, kế toán đánh giá lại các tài sản của mình sẽ không đánh giá theo giá bán để “chấm dứt nhanh” hoạt động doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu kế toán thấy có đủ lý do và bằng chứng để tin rằng doanh nghiệp hoặc một phần của doanh nghiệp sẽ chấm dứt hoạt động (ví dụ trong vòng 6 tháng hoặc 1 năm tới), thì các tài sản, nguồn vốn có thể được báo cáo theo giá trị thị trường hiện tại.
Nếu giả định về hoạt động liên tục bị vi phạm, chuẩn mực báo cáo kế toán quốc tế (IFRS) yêu cầu công bố thông tin này kèm với lý do liên quan.
5. Nguyên lý kỳ kế toán/ Accounting Period Concept
Nguyên lý này quy định rằng hoạt động của doanh nghiệp nên được chia thành các kỳ phù hợp để xem xét lại các kết quả tài chính cho từng kỳ.
Mặc dù kết quả chính xác của doanh nghiệp có thể biết được sau khi doanh nghiệp đóng cửa ngừng kinh doanh, tất cả tài sản thanh lý hết và nợ đã trả hết, việc biết được kết quả kinh doanh theo từng kỳ cũng rất quan trọng.
Những bên có lợi ích và quan tâm tới doanh nghiệp không thể đợi đến cuối đời kinh doanh của doanh nghiệp (sau 10 năm, 20 năm….) để có được kết quả kinh doanh. Do có yêu cầu về kết quả kinh doanh từ các bên này, kế toán phải cung cấp báo cáo cho 1 giai đoạn ngắn gọi là “kỳ kế toán”.
Kỳ kế toán phổ biến thường là 1 năm. Việc này phù hợp vớ thông lệ truyền thống và các yêu cầu của cơ quan nhà nước.
6. Nguyên lý giá gốc/ Cost Concept
Thuật ngữ “tài sản” chỉ những nguồn lực như nhà cửa, máy móc, tiền, hàng tồn kho,….được sở hữu bởi doanh nghiệp. Giá trị tiền tệ gắn với các tài sản này được ghi sổ theo phương pháp “Giá Gốc”. Theo nguyên lý này, tài sản được ghi nhận vào sổ kế toán với số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để mua tài sàn.
Ví dụ:
Doanh nghiệp mua 1 nhà máy giá 10 tỷ VND, tài sản “nhà máy” này sẽ được ghi chép trong sổ kế toán theo giá trị 10 tỷ. Cho dù sau này giá trị của nhà máy có tăng theo giá thị trường thành 12 tỷ, giá trị ghi sổ cùa nhà máy này vẫn là 10 tỷ.
Tài sản được ghi theo giá mua ban đầu và đây là cơ sở cho tất cả các nghiệp vụ kế toán sau này của doanh nghiệp.
Giá trị tài sản ghi trên báo cáo tài chính không nhất thiết phản ánh giá trị thị trường hiện tại.
Thuật ngữ “Giá trị sổ sách” được dùng để chỉ giá trị tài sản, nợ thể hiện trên sổ sách kế toán.
7. Nguyên lý phù hợp/ The Matching concept
Nguyên lý này dựa trên nguyên lý Kỳ kế toán. Chúng ta sẽ ghi nhận doanh thu và chi phí tương ứng với nhau trong kỳ kế toán. Theo đó, lợi nhuận của công ty trong một kỳ chỉ có thể tính được khi doanh thu phát sinh trong kỳ tương ứng với các chi phí phát sinh cho kỳ đó.
8. Cơ Sở Dồn Tích/ Accrual Concept
Cơ sở được chấp nhận chung trong kế toán là cơ sở dồn tích.
Cơ sở dồn tích phân biệt rạch ròi giữa việc nhận tiền và quyền nhận tiền, giữa việc trả tiền và nghĩa vụ trả tiền.
Nguyên lý này đưa ra hướng dẫn cho kế toán về việc xử lý việc tiền nhận được và quyền nhận tiền. Cơ sở dồn tích cố gắng đánh giá các giao dịch ảnh hưởng đến Vốn Chủ Sở Hữu như thế nào.
Cơ bản của cơ sở dồn tích là doanh thu và chi phí được ghi nhận khi nó phát sinh, thay vì khi nhận tiền và chi tiền.
9. Nguyên lý hiện thực hóa doanh thu/ Realisation Concept
Nguyên lý này liên quan đến số tiền và thời điểm ghi nhận doanh thu.
Số tiền chính xác doanh thu được ghi nhận là khi việc bán hàng hoàn thành và doanh nghiệp có quyền thu tiền.
Theo nguyên lý này, doanh thu chỉ được ghi nhận khi người bán hoàn tất việc chuyển giao quyền và nghĩa vụ của tài sản cho người mua, hoặc hoàn thành dịch vụ cho người mua.
Đối với các trường hợp hợp đồng xây dựng dài hạn, doanh thu thường được ghi nhận từng phần tương ứng với mức độ hoàn thành công trình. Đối với hoạt động bán hàng có giao hàng nhiều lần, doanh thu tương ứng với phần hàng hóa đã giao.
Trong tất cả các trường hợp, cần phải có một sự trao đổi diễn ra để doanh thu có thể được ghi nhận.
10. Tính trọng yếu/ Convention of Materiality
Tính trọng yếu có nghĩa là những khoản mục nhỏ không nhất định phải làm đúng.
Trên thực tế, trong việc kinh doanh có rất nhiều khoản mục có tính chất nhỏ. Lợi ích trong việc ghi nhận và thể hiện các khoản mục này trên báo cáo tài chính không xứng đáng với công sức kế toán viên bỏ ra.
Ví dụ: Một cái máy tính cầm tay (calculator) có thể sử dụng được 10 năm. Nhưng việc bỏ công sức ra theo dõi phân bổ khấu hao trong 10 năm cho chiếc máy tính có giá 300.000 VND sẽ nhiều hơn so với lợi ích mà thông tin này mang lại. Cho nên, giá trị chiếc máy tính cầm tay này có thể được ghi nhận luôn là chi phí khi nó phát sinh.
Tương tự như vậy, báo cáo công nợ cho các nhà quản lý cấp cao có thể làm tròn theo hàng chục triệu. (Làm tròn trên báo cáo thôi, còn sổ sách đã ghi chép thế nào rồi thì để nguyên như vậy)
11. Tính thận trọng/ Convention of Conservatism
Thông lệ này yêu cầu kế toán phải áp dụng các quyết định theo hướng an toàn khi ghi nhận các giao dịch. Có nghĩa là, kế toán sẽ theo khả năng không có lợi nhuận hoặc lỗ nhiều nhất sẽ xảy ra khi ghi nhận các giao dịch kinh tế.
Kế toán nên ghi nhận các giao dịch theo hướng nhỏ nhất có thể cho tài sản và doanh thu, và cao nhất có thể cho nợ và chi phí.
Theo nguyên lý này, doanh thu hoặc một khoản thu nhập chỉ được ghi nhận khi có tính chắc chắn về việc nhận tiền hoặc tài sản.
Ngoài ra, các khoản dự phòng phải được ghi sổ cho các khoản nợ và nghĩa vụ, chi phí, lỗ mà kế toán biết được.
Các khả năng dẫn đến lỗ và các khoản nợ tiềm tàng cũng phải được công bố.
Đánh giá lại chứng khoán theo giá thị trường chỉ khi giá trị thị trường thấp hơn giá ghi sổ.
Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho những con nợ khó đòi và dự đoán sẽ không thu được nợ.
Trên đây là một số ví dụ của việc ứng dụng “Tính thận trọng” trong ghi chép và lập báo cáo kế toán.
12. Tính nhất quán/ Convention of Consistency
Tính nhất quán yêu cầu rằng một khi doanh nghiệp đã quyết định áp dụng chính sách kế toán và phương pháp kế toán nào, doanh nghiệp cần áp dụng các chính sách và phương pháp này liên tục cho tất cả các giai đoạn sau này. Các giao dịch hay quy trình tương tự nhau nên được xử lý tương tự nhau.
Hay nói một cách khác, cách xử lý của kế toán không thay đổi từ kỳ kế toán này sang kỳ kế toán khác.
Ví dụ: Nếu tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong kỳ này, thì tất cả các kỳ sau phải tiếp tục được khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Tuy nhiên, nguyên lý này không cấm hay ngăn cản việc đưa ra các cải tiến về kế toán. Nếu vì một lý do cụ thể, doanh nghiệp quyết định thay đổi một phương pháp hay chính sách kế toán, việc thay đổi này phải được thuyết minh đầy đủ trên báo cáo tài chính vào năm có sự thay đổi này.
Ứng dụng của nguyên lý này nhằm mục đích so sánh.
Bình thường thì một người có thể đưa ra một kết luận hợp lý khi so sánh số liệu trên báo cáo tài chính giữa năm này và năm khác. Nhưng khi có sự thay đổi trọng yếu trong việc áp dụng phương pháp và chính sách kế toán, các số liệu báo cáo sẽ bị ảnh hưởng lớn và người đọc không còn đưa ra một kết luận hợp lý được.
