Xử lý hóa đơn đã sử dụng nhưng chưa lập “thông báo phát hành hóa đơn”

Trong thực tế, chúng ta hay gặp trường hợp công ty mình (bên bán) đã lập và gửi cho bên mua rất nhiều hóa đơn, nhưng sau đó phát hiện ra chưa lập “Thông báo phát hành hóa đơn” cho các hóa đơn này.

Hoặc ở phía ngược lại, công ty mình là bên mua, nhận hóa đơn của bên bán và đã kê khai, sau một thời gian thì bên bán thông báo những hóa đơn họ gửi trước giờ chưa lập “thông báo phát hành hóa đơn”.

Những trường hợp này kế toán phải xử lý làm sao?

1. Quy định về vi phạm sử dụng hóa đơn nhưng chưa lập thông báo phát hành hóa đơn

Theo Thông tư 10/2014/TT-BTC  có quy định:

Điều 10. Hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn

2. Đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng:

a) Trường hợp tổ chức, cá nhân chứng minh đã gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nhưng cơ quan thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.

b) Phạt tiền 6.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.

c) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa đến kỳ khai thuế. Người bán phải cam kết kê khai, nộp thuế đối với các hóa đơn đã lập trong trường hợp này.

Trường hợp người bán có hành vi vi phạm quy định tại điểm a, điểm b và điểm c Khoản này và đã chấp hành Quyết định xử phạt, người mua hàng được sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định.

d) Trường hợp tổ chức, cá nhân không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc không được kê khai, nộp thuế thì xử phạt theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 11 Thông tư này.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả: Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Điều này còn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định.

“Điều 11. Hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này).

Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn và các trường hợp cụ thể xác định là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn thực hiện theo quy định tại Nghị định của Chính phủ và Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.”

2. Cách xử lý khi sử dụng hóa đơn nhưng chưa lập thông báo phát hành hóa đơn

Cách xử lý đối với bên bán:

• Tiến hành kê khai, nộp thuế cho các hóa đơn đã lập, gửi cho khách hàng trong trường hợp các hóa đơn này chưa đến kỳ kê khai thuế. Việc này nhằm giảm mức phạt vi phạm xuống, nếu không bạn sẽ phải chịu mức phạt tại điểm c (6.000.000 đến 18.000.000)
• Lập thông báo phát hành hóa đơn
• Liên lạc với cơ quan thuế để tiến hành nộp phạt
• Gửi thông báo rõ cho bên mua về việc công ty mình đã kê khai nộp phạt, cùng cơ sở pháp lý tại thông tư này để bên mua tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã lập nhưng chưa có thông báo phát hành hóa đơn. Bên mua vẫn sẽ được khấu trừ thuế theo quy định đại khoản c, mục 2, điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC:
  “Trường hợp người bán có hành vi vi phạm quy định tại điểm a, điểm b và điểm c Khoản này và đã chấp hành Quyết định xử phạt, người mua hàng được sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định.”

Cách xử lý đối với bên mua:

• Yêu cầu bên bán gửi chi tiết kê khai thuế đầu ra của họ, xem hóa đơn của mình đã được kê khai thuế GTGT đầu ra chưa
• Yêu cầu bên bán gửi các bằng chứng chứng minh việc họ đã nộp phạt theo quy định
• Lưu giữ các bằng chứng này lại để phục vụ kiểm tra, thanh tra trong tương lai