Mua xe hơi: hóa đơn mua xe ô tô công an giữ, có thể dùng hóa đơn sao y không?

Hỏi:

Doanh nghiệp tôi có mua xe hơi cho mục đích kinh doanh, nhưng hóa đơn mua xe ô tô công an giữ khi làm hồ sơ đăng ký xe rồi. Vậy công ty tôi có thể dùng hóa đơn photo sao y cho mục đích kê khai thuế được không? *

Trả lời:
Căn cứ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Điều 4. Nội dung trên hóa đơn đã lập

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
…
c) Tên liên hóa đơn.

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

Liên 1: Lưu.

Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

Như vậy trường hợp tổ chức bán xe cho công ty bạn phát hành 3 liên trở lên thì bạn phải giữ lại liên 2 làm hồ sơ khai thuế. Trường hợp tổ chức bán xe cho bạn chỉ phát hành 2 liên thì bạn được phép dùng hóa đơn sao y cùng các chứng từ khác theo quy định để kê khai thuế