Hỏi:

Nhân viên đi công tác cần mang về các chứng từ gì để doanh nghiệp được tính khấu trừ thuế (GTGT và TNDN)?

Trả lời:

1. Đối với thuế GTGT:

Chi phí công tác, nếu có hóa đơn GTGT với thông tin công ty trên đó sẽ được khấu trừ. Bạn chỉ cần chắc chắn rằng việc công tác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và trên 20 triệu thì có thanh toán qua ngân hàng là được.

2. Đối với thuế TNDN:

Theo Văn bản hợp nhất 26/VBHN-BTC

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
…
2.Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
…
2.9 Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

-Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

-Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

-Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

3. Kết luận

Như vậy tùy theo loại chi phí, mà bạn cố gắng chuẩn bị các chứng từ sau:

Các chi phí do một đối tác khác cung cấp (khách sạn, máy bay, ăn uống, thuê xe,….)

• Hóa đơn
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu mỗi chi phí > 20 triệu (nếu công ty trả)
• Quyết định cử đi công tác (nếu cá nhân tự trả trước)
• Quy chế tài chính cho phép (nếu cá nhân tự trả trước)
• vé máy bay điện tử hoặc thẻ lên máy bay (với chi phí vé máy bay)

Đối với phụ phí công tác (vd 300.000 với mỗi ngày công tác) thì khoản phụ phí này phải có trong quy chế tài chính của công ty